Règlement général de protection des données
Le CNHUY a récolté vos données via le formulaire d’inscription. Celles-ci sont conservées en format papier au siège du club et sur les ordinateurs du club dans un fichier informatique récapitulatif (sous format excel et dans le programme teammanager). En dehors des relations avec la fédération francophone belge de natation (FFBN), le CNHUY s’engage à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à vos données à des tiers sans votre consentement, à moins d’y être contraint en raison d’une obligation légale. Si le CNHUY décide d’utiliser les données en vue d’une autre finalité que celle initialement prévue, il doit en informer la personne concernée. Le CNHUY met tout en œuvre pour garantir la protection des données fournies.
Vos données seront traitées par les responsables du club et les employés de la FFBN.
Voici la communication de la FFBN aux différents clubs:
Madame, Monsieur,
Dès le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données – RGPD est entré en vigueur. Ce règlement a pour objectif de donner aux citoyens européens un meilleur contrôle sur leurs données personnelles. La Fédération Francophone Belge de Natation (dénommée FFBN, ci-après) tient à vous informer qu’elle respecte la vie privée de tous ses membres adhérents. Si bien il sera nécessaire de faire quelques changements dans notre politique de confidentialité, la FFBN, soucieuse de la protection des données personnelles de tous ses membres possède déjà un texte clair et transparent à ce sujet. Vous pouvez le consulter sur la page d’accueil de l’application AquaNet et sur l’article 9.2.3 du ROI :
« Le traitement de données à caractère personnel relatif à la plateforme AquaNet est soumis à la loi belge du 8 décembre 1992 relative au traitement de données à caractère personnel. Les données personnelles recueillies sur ce site web résultent de la communication volontaire des informations. Elles ne font l’objet d’aucune cession de la part de la FFBN. Les cercles sont tenus de ne pas les diffuser ni de les communiquer à des tiers sous quelque forme que ce soit. Conformément à la loi, le membre adhérent dispose d’un droit d’accès aux informations qui le concernent ainsi qu’un droit de correction. Sur requête, il a donc la possibilité de connaître les données à caractère personnel le concernant et de corriger les inexactitudes éventuelles. Si le membre adhérent souhaite exercer ces droits, il est prié de contacter la FFBN. »
Bien que le type de données personnelles recueillies puisse varier selon la relation entre le membre et la FFBN, de manière générale et afin d’exécuter la convention (affiliation) et de générer un numéro d’affiliation unique, la FFBN doit posséder les informations suivantes ; nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, adresse postale, email et numéro de contact. L’acceptation du recueil et du traitement des données personnelles est une condition nécessaire pour pouvoir s’affilier à la FFBN et pour pouvoir s’inscrire aux activités organisées par la FRBN, FFBN et ses ailes
(districts, clubs…). Ces informations sont également nécessaires pour les éventuels traitements de déclaration d’accident et de questions d’assurance qui font suite à des blessures encourues en tant que sportif, officiel ou bénévole de club, l’envoi de convocations diverses et afin de répondre aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles la FFBN est soumise.
La FFBN recueille et traite évidement de nombreuses données personnelles d’enfants. Par ce motif, nous vous demanderons dès à présent de renseigner l’adresse email d’un des parents ou tuteur lors de la transmission des données et ce pour informer de manière directe et transparente sur la nouvelle règlementation RGPD.
Il est essentiel que vous sachiez que la FFBN s’engage à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers aux données sans le consentement préalable de la personne concernée. L’accès et le traitement aux données personnelles sont strictement limités au personnel de la FFBN et, le cas échéant, à ses sous-traitants (principalement la FRBN). Ceux-ci sont soumis à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser ces données qu’en conformité avec nos dispositions contractuelles et la législation applicable.
Tous les moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés sont mis en place. Si un incident devait tout de même se présenter, dans le cadre duquel des données sont impactées, les personnes concernées seront personnellement averties.
Les membres adhérents peuvent exercer plusieurs droits en soumettant la demande à ffbn@ffbn.be <ffbn@ffbn.be> (il est impératif de joindre une preuve d’identité) :
* Consultation des données personnelles qui sont en possession de la FFBN, en cas d’absence de réponse, réponse négative ou de réponse incomplète de la part de la FFBN, il est possible de contacter l’Autorité de protection de données.
* Suppression ou adaptation des données incomplètes, inexactes, inappropriées ou dépassées. En fonction de la demande, l’affiliation au sein de la FFBN pourrait être supprimée.
* Droit d’opposition à être affiché. Sans devoir donner la raison, il est possible de s’opposer à la communication des données personnelles d’un membre sur l’une de nos applications publiques, par exemple, sur notre site une liste de sélection avec le nom, prénom et date de naissance d’un membre. Si le membre concerné le demande, son nom, prénom et date de naissance peuvent être remplacés par « X ».
La FFBN s’engage à ne pas stocker les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour nos services dans le but pour lequel les données sont collectées. Cependant, les périodes de rétention peuvent varier selon le but.
Nous tenons également à vous informer que les données relatives à la santé (certificat médical aptitude à la pratique d’un sport) sont des données personnelles sensibles et que le RGPD nous impose une attention renforcée. Dès lors, la FFBN a besoin d’un consentement explicite de la part du membre adhérent concerné.
Vous recevrez très prochainement la nouvelle politique en matière de respect de la vie privée de la FFBN adaptée aux nouveaux besoins du RGPD, ainsi que les éventuels documents modifiés reprenant des données personnelles, notamment le document « demandes / renouvellement de licence compétiteur ».
Pour ceux qui le souhaiteraient, des informations plus larges relatives à ce sujet sont disponibles sur notre site web. Nous restons également à votre disposition pour tout autre renseignement que vous jugeriez utile.
